IPF Group S.A. szanuje i ceni prywatność użytkowników swoich stron internetowych, dlatego przetwarza posiadane dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami, dokładając najwyższej staranności, aby dane osobowe użytkowników były bezpieczne.

Niniejsza Polityka prywatności i plików cookies (dalej określana jako Polityka) zawiera informacje o tym kim jesteśmy, jakie informacje o użytkownikach gromadzimy, gdy korzystają z naszych stron internetowych i powiązanych usług oraz w jakim celu i w jaki sposób wykorzystujemy te informacje. W Polityce wyjaśniamy też, jakie prawa przysługują użytkownikom w związku z przetwarzaniem ich danych osobowych.

Kim jesteśmy

IPF Group S.A. z siedzibą w Poznaniu ul. Piekary 7, 61-823 Poznań, zarejestrowana pod numerem KRS 0000597377 przez Sąd Rejonowy Poznań-Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego (w dalszej treści określana będzie jako IPF Group).

IPF Group SA tworzy grupę kapitałową wraz z następującymi spółkami: IPF Jobs Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, IPF Global Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, IPF Jobs SARL (łącznie Grupa IPF) i razem z powiązanymi spółkami będzie przetwarzać uzyskane dane osobowe użytkowników w sposób i w celach opisanych poniżej.

IPF Group jest administratorem danych osobowych w rozumieniu Ustawy o ochronie danych osobowych oraz w rozumieniu Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).

W jaki sposób gromadzimy dane osobowe użytkowników

Dane osobowe użytkowników gromadzimy w następujących sytuacjach:

1. Gdy użytkownik sam przekazuje nam swoje dane osobowe, np. zapisując się na newsletter,  wypełniając formularz rekrutacyjny lub formularz kontaktowy, wysyłając CV lub podpisując z nami umowę.
2. Gdy użytkownik korzysta z naszych stron internetowych.
3. Gdy użytkownik korzysta z naszych kanałów w mediach społecznościowych.

Jakie dane osobowe gromadzimy

1. Dane osobowe uzyskane od użytkownika. Najczęściej są to:
   • imię i nazwisko
   • adres
   • kod pocztowy
   • miejsce zamieszkania
   • numer telefonu
   • adres e-mail
2. Dane gromadzone automatycznie:

Korzystanie z naszych stron internetowych powoduje, że gromadzimy dane osobowe uzyskane z urządzenia użytkownika, z którego następuje dostęp do naszych stron internetowych. Te dane mogą być gromadzone z wykorzystaniem plików cookies. Więcej informacji o korzystaniu z plików cookies znajduje się w rozdziale Pliki cookies.

W jakim celu przetwarzamy dane osobowe użytkowników

W związku z tym, że prowadzimy rekrutację zarówno na potrzeby IPF Group, jak i dla naszych klientów, dane osobowe użytkowników przetwarzamy, aby prawidłowo przeprowadzić ten proces. Za zgodą użytkownika umieszczamy jego dane w naszej bazie, aby możliwe było poinformowanie użytkownika o kolejnych rekrutacjach.

Podanie przez użytkownika danych osobowych i wyrażenie zgody na ich przetwarzanie dla potrzeb rekrutacji obecnej lub przyszłej oraz dla potrzeb zatrudnienia   oraz wyrażenie zgody na przekazanie tych danych podmiotom z Grupy IPF oraz klientom jest dobrowolne. Jednak bez zgody na przetwarzanie danych osobowych użytkownika nie będziemy mogli podjąć działań związanych z rekrutacją obecną i przyszłą, a także nie będziemy mogli wykonywać czynności zmierzających do zatrudnienia kandydata do pracy.

Na podstawie obowiązujących przepisów możemy przetwarzać dane osobowe użytkownika kandydującego do pracy w ramach danej rekrutacji, w zakresie wynikającym z przepisów Kodeksu pracy.

Już po zatrudnieniu dane osobowe użytkowników niezbędne są nam w celu zapewnienia obsługi kadrowo-płacowej, zarządzania personelem i w celu związanym z dokonywaniem rozliczeń.

Dane osobowe użytkowników wykorzystujemy także dla celów kontaktu, aby zapewnić użytkownikom odpowiednie treści. W szczególności informujemy użytkowników o posiadanych ofertach pracy i o możliwości zatrudnienia, możemy także, za zgodą użytkownika, przekazywać jego dane klientom zainteresowanym zatrudnieniem danej osoby.

Możemy też kontaktować się z użytkownikami, aby promować nasze usługi i produkty oraz aby przekazać informacje o wydarzeniach, którymi użytkownik może być zainteresowany w związku z poszukiwaniem pracy. W przypadku wyrażenia zgody na świadczenie przez nas usługi newsletter, przekazujemy użytkownikom informacje wysyłając newsletter.

Aby utrzymać wysoką jakość świadczonych przez nas usług, przeprowadzamy wśród użytkowników ankiety i badania dotyczące naszych działań. Udział w tego rodzaju badaniach jest całkowicie dobrowolny.

W przypadku użytkowników będących naszymi Klientami przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do prowadzenia negocjacji, zawarcia i wykonania umowy.

Przetwarzamy dane osobowe użytkowników dla celów podatkowych i rachunkowych.

Przetwarzamy dane osobowe użytkowników w celach wskazanych poniżej:

• prowadzenie działań marketingowych w tym prowadzenie marketingu bezpośredniego własnych usług Spółki,
• kontaktowanie się, w tym w celach związanych z dozwolonymi działaniami marketingowymi, poprzez dostępne kanały komunikacji, w szczególności i za zgodą użytkownika – przez e-mail oraz telefon;
• windykacja należności; prowadzenie postępowań sądowych, arbitrażowych i mediacyjnych;

Przetwarzamy dane osobowe użytkowników dla celów archiwizacyjnych, oraz zapewnienia rozliczalności (wykazania spełnienia przez nas obowiązków wynikających z przepisów prawa).

Z danych osobowych użytkowników korzystamy również w celu obsługi i optymalizacji strony internetowej, aby zrozumieć, jak użytkownicy korzystają z naszych stron internetowych i powiązanych usług oraz aby ulepszać naszą stronę internetową.

Bez zgody użytkownika dane osobowe użytkowników nie są i nie będą wykorzystywane w innych celach niż wyżej wskazane, chyba że taki obowiązek zostanie nałożony na IPF Group przepisami prawa. Jeśli dane osobowe miałyby być wykorzystane w innym celu, użytkownik zostanie o tym uprzednio poinformowany.

Na jakiej podstawie przetwarzamy dane osobowe użytkowników?

Do przetwarzania danych osobowych użytkowników upoważnia nas:

• zgoda użytkownika na przetwarzanie jego danych osobowych, albo
• konieczność wykonania umowy, której stroną jest użytkownik lub konieczność podjęcia działań poprzedzających zawarcie takiej umowy, na wniosek użytkownika, albo
• konieczność spełnienia obowiązków prawnych nałożonych przez przepisy na IPF, albo
• konieczność ochrony żywotnych interesów użytkownika lub innej osoby fizycznej, albo
• sytuacja, w której przetwarzanie jest niezbędne do realizacji celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez IPF lub podmiot trzeci, takich jak marketing bezpośredni własnych produktów lub usług, dochodzenie roszczeń z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej, kontrola dostępu do budynku.

Jak chronimy dane osobowe?

Wiedząc, że dane osobowe należy chronić przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, oraz realizując obowiązujące w tym zakresie wymagania prawne, w IPF Group w sposób szczególny dbamy, aby dane osobowe były bezpieczne, stosując w tym celu odpowiednie środki techniczne lub organizacyjne.

Dokładamy szczególnej staranności, aby dane osobowe użytkowników były:

• przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty
• zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i niepoddawane dalszemu przetwarzaniu niezgodnemu z tymi celami;
• prawidłowe, w razie potrzeby uaktualniane i adekwatne w stosunku do celów, w jakich są przetwarzane;
• przechowywane w postaci umożliwiającej identyfikację osób, których dotyczą, nie dłużej niż jest to niezbędne do osiągnięcia celu przetwarzania.

Czas przechowywania danych

Dane osobowe użytkowników przetwarzamy tylko przez taki okres, jaki jest uzasadniony celem, dla którego dane były zebrane i na jaki pozwalają przepisy prawa.

To jak długo będziemy przechowywać poszczególne rodzaje danych osobowych zależy od konkretnych przepisów, które niekiedy nakładają obowiązek przechowywania danych przez określony czas. Także wewnętrzne dokumenty IPF mogą regulować kwestię okresu przechowywania określonych danych osobowych.

Jeśli tylko nie jest to sprzeczne z przepisami prawa, użytkownik uprawniony jest do żądania, aby jego dane zostały usunięte z naszej bazy danych.

Przechowujemy dane osobowe przez czas obowiązywania umowy zawartej z użytkownikiem, a także po jej zakończeniu w celach:

• dochodzenia roszczeń w związku z wykonywaniem umowy lub odpowiadania na takie roszczenia – do czasu przedawnienia roszczeń
• wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa, w tym w szczególności podatkowych i rachunkowych,
• statystycznych i archiwizacyjnych,
• maksymalnie przez okres 10 lat od dnia zakończenia wykonania umowy, chyba że przepisy nakładają obowiązek dłuższego przechowywania danych

W przypadku przetwarzanie danych w celach marketingowych, dane użytkownika będą przetwarzane przez czas posiadania przez nas produktów i usług skierowanych do użytkownika, chyba że wcześniej użytkownik cofnie swoją zgodę lub wniesie sprzeciw co do przetwarzania swoich danych w tym celu. Dane te będą poddawane okresowemu sprawdzaniu pod kątem ich aktualności i w przypadku stwierdzenia, że są nieaktualne, będą przez nas aktualizowane lub usuwane.

Dane osobowe użytkownika uzyskane w procesie rekrutacji przetwarzamy przez czas trwania rekrutacji. Po zakończeniu rekrutacji możemy nadal przetwarzać dane użytkownika na wypadek dochodzenia ewentualnych roszczeń lub odpowiadania na roszczenia, nie dłużej jednak niż 3 lata od dnia, w którym zakończono dany proces rekrutacji.

W przypadku, gdy użytkownik wyraził zgodę na przetwarzanie danych osobowych także dla potrzeb przyszłych rekrutacji będziemy przetwarzać dane osobowe w tym celu przez okres kolejnych 5 lat (ewentualnie: przez okres, w jakim możemy zaoferować użytkownikowi interesującą ofertę pracy).

Dane osobowe związane z zatrudnieniem przetwarzamy przez okres zatrudnienia, a po jego ustaniu przez okres niezbędny dla realizacji ewentualnych roszczeń ze stosunku pracy lub odpowiadania na takie roszczenia, tj. przez okres 3 lat od daty zakończenia stosunku pracy.

Ponadto archiwizujemy dokumentację pracowniczą przez okres i w zakresie wymaganym przepisami prawa.

W celu rozliczalności tj. udowodnienia przestrzegania przepisów dotyczących przetwarzania danych osobowych będziemy przechowywać dane osobowe użytkowników przez okres, w którym IPF Group zobowiązana jest do zachowania danych lub dokumentów je zawierających dla udokumentowania spełnienia wymagań prawnych i umożliwienia kontroli ich spełnienia przez organy publiczne.

Przekazywanie danych innym podmiotom

Za zgodą użytkownika dane osobowe przekazywane mogą być krajowym i/lub zagranicznym spółkom z Grupy IPF, w celach, jakie zostały opisane wyżej, w tym w celach marketingowych.

Możemy także, mając na to uprzednią zgodę użytkownika, przekazywać dane użytkowników klientom, z którymi współpracujemy i dla których przeprowadzamy rekrutację, w celu rozpoczęcia lub obsługi zatrudnienia danego użytkownika przez klienta.

Niekiedy dane osobowe użytkowników będą przekazywane dostawcom, którzy świadczą dla nas usługi, naszym podwykonawcom lub profesjonalnym doradcom. Zawsze dbamy o to, aby przekazanie danych użytkowników innym podmiotom nie wpłynęło na bezpieczeństwo tych danych. Dlatego każdorazowo zobowiązujemy podmioty, z którymi współpracujemy do stosowania nie mniej rygorystycznych zasad przetwarzania danych osobowych niż my stosujemy, zgodnie z przepisami prawa.

Dane osobowe użytkowników mogą być przekazywane do innych krajów, w których siedzibę mają spółki z Grupy IPF lub klienci. Nie są to jednak kraje spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Oznacza, to, że dane osobowe użytkowników, mimo przekazywania ich poza granice Polski, będą nadal chronione na takich samych zasadach, jak w kraju.

Jeśli użytkownik miałby jakiekolwiek wątpliwości, co do odpowiedniego zabezpieczenia jego danych osobowych może się z nami w tym celu skontaktować, pisząc na adres: rodo@ipf.jobs.

Jeżeli użytkownik nie wyraża zgody na przekazanie swoich danych osobowych innym podmiotom może wysłać nam wiadomość z takim wnioskiem. Bez zgody użytkownika możemy udostępniać jego dane osobowe spółkom z Grupy IPF oraz klientom, tylko w formie nie pozwalającej na identyfikację użytkownika.

Prawa użytkowników:

Każdemu użytkownikowi przysługują poniższe prawa:

• prawo do wniesienia pisemnego żądania zaprzestania przetwarzania danych osobowych użytkownika,
• prawo do zgłoszenia sprzeciwu wobec wykorzystania danych osobowych użytkownika w celach wynikających z naszych prawnie uzasadnionych interesów; więcej o prawie do sprzeciwu można przeczytać tutaj,
• prawo do dostępu do danych osobowych,
• prawo do przenoszenia danych,
• prawo do żądania uzupełnienia, uaktualnienia, sprostowania danych osobowych użytkownika, czasowego lub stałego wstrzymania ich przetwarzania lub ich usunięcia, jeżeli są one niekompletne, nieaktualne, nieprawdziwe lub zostały zebrane z naruszeniem prawa albo są już zbędne do realizacji celu, dla którego zostały zebrane; a także prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych
• prawo do otrzymania informacji, jakie dane osobowe są przez nas przetwarzane, od kiedy, z jakiego źródła otrzymaliśmy dane, w jakim celu, zakresie i w jaki sposób są przetwarzane, a także jakim podmiotom są udostępniane,
• prawo do wycofania zgody, jeśli przetwarzanie danych oparte jest na tej zgodzie. Wycofanie zgody nie powoduje, że przetwarzanie jakie miało miejsce przed wycofaniem zgody będzie uznane za nielegalne. Podobnie, przetwarzanie danych osobowych użytkownika, który wycofał zgodę będzie legalne, jeśli, mimo wycofania zgody, będziemy mogli przetwarzać dane osobowe użytkownika na innej podstawie niż zgoda albo gdy będziemy zobowiązani przepisami prawa do dalszego przetwarzania danych.

Użytkownik, który chciałby skorzystać z powyższych możliwości, w szczególności w przypadku zamiaru wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych proszony jest o złożenie wniosku na adres rodo@ipf.jobs, ewentualnie na piśmie na nasz adres podany na wstępie. Na każdy wniosek odpowiemy najpóźniej w terminie 1 miesiąca, nawet, jeśli w takim czasie nie będzie możliwe zrealizowanie żądania wniosku. W takim przypadku poinformujemy użytkownika o podjętych działaniach.

Każdy użytkownik może wysłać nam zapytanie, czy jego dane osobowe są przez nas przetwarzane.

Prawo do wniesienia sprzeciwu co do przetwarzania danych osobowych

Użytkownik, którego dane są przetwarzane w celach wynikających z  prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora danych lub przez stronę trzecią (np. w celu marketingu bezpośredniego naszych produktów lub usług, w celu profilowania) ma prawo w  dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec takiego przetwarzania jego danych, a to z  przyczyn związanych ze szczególną sytuacją użytkownika.

Po wniesieniu sprzeciwu nie będziemy już przetwarzać danych osobowych użytkownika, chyba że będą istniały ważne, prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania, nadrzędne wobec interesów, praw i  wolności użytkownika, który wniósł sprzeciw lub jeśli będą istniały podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Użytkownik może wnieść sprzeciw, np. wysyłając nam informację na adres rodo@ipf.jobs

Prawo do złożenia skargi

Każdemu użytkownikowi przysługuje prawo złożenia skargi w biurze Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych , ul. Stawki 2, 00-986 Warszawa.

Informacja o plikach „cookies”

Na swoich stronach internetowych korzystamy z plików cookies. Pliki cookies to niewielkie informacje przechowywane przez przeglądarkę lub urządzenie smart użytkownika.

Cookies zazwyczaj zawierają nazwę strony internetowej, z której pochodzą, czas przechowywania ich na urządzeniu końcowym oraz unikalny numer.

Podmiotem zamieszczającym na urządzeniu końcowym użytkownika korzystającego ze stron internetowych IPF Group pliki cookies oraz uzyskującym do nich dostęp jest IPF Group.

Pliki cookies wykorzystywane są w następujących celach:

• tworzenia statystyk, które pomagają zrozumieć, w jaki sposób użytkownicy korzystają ze stron internetowych, co umożliwia ulepszanie ich struktury i zawartości;
• utrzymanie sesji użytkownika (po zalogowaniu), dzięki której użytkownik nie musi na każdej podstronie serwisu ponownie wpisywać loginu i hasła;
• określania profilu użytkownika w celu wyświetlania mu dopasowanych materiałów w sieciach reklamowych, w szczególności sieci Google.
• w celu oceny korzystania z witryny przez użytkownika, tworzenia raportów dotyczących ruchu na stronach dla operator+ów witryn oraz świadczenia innych usług związanych z ruchem na witrynach internetowych i korzystaniem z Internetu. Adresy IP użytkowników nie są łączone z żadnymi innymi danymi będącymi w posiadaniu Google.
• analizy sposobu użytkowania stron IPF Group i mierzenia skuteczności działań promocyjnych (poprzez Google Analitycs).

W ramach Serwisu stosowane są dwa zasadnicze rodzaje plików cookies: „sesyjne” (session cookies) oraz „stałe” (persistent cookies). Cookies „sesyjne” są plikami tymczasowymi, które przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika do czasu wylogowania, opuszczenia strony internetowej lub wyłączenia oprogramowania (przeglądarki internetowej). „Stałe” pliki cookies przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika przez czas określony w parametrach plików cookies lub do czasu ich usunięcia przez Użytkownika.

Oprogramowanie do przeglądania stron internetowych (przeglądarka internetowa) zazwyczaj domyślnie dopuszcza przechowywanie plików cookies w urządzeniu końcowym Użytkownika. Użytkownicy Serwisu mogą dokonać zmiany ustawień w tym zakresie. Przeglądarka internetowa umożliwia usunięcie plików cookies. Możliwe jest także automatyczne blokowanie plików cookies Szczegółowe informacje na ten temat zawiera pomoc lub dokumentacja przeglądarki internetowej.

Ograniczenia stosowania plików cookies mogą wpłynąć na niektóre funkcjonalności dostępne na stronach internetowych Serwisu.

Pliki cookies zamieszczane w urządzeniu końcowym Użytkownika Serwisu i wykorzystywane mogą być również przez współpracujących z operatorem Serwisu reklamodawców oraz partnerów. Zalecamy przeczytanie polityki ochrony prywatności tych firm, aby poznać zasady korzystania z plików cookie wykorzystywane w statystykach:

Logi serwera.

1. Informacje o niektórych zachowaniach użytkowników podlegają logowaniu w warstwie serwerowej. Dane te są wykorzystywane wyłącznie w celu administrowania serwisem oraz w celu zapewnienia jak najbardziej sprawnej obsługi świadczonych usług hostingowych.
2. Przeglądane zasoby identyfikowane są poprzez adresy URL. Ponadto zapisowi mogą podlegać:
   1. czas nadejścia zapytania,
   2. czas wysłania odpowiedzi,
   3. nazwę stacji klienta – identyfikacja realizowana przez protokół HTTP,
   4. informacje o błędach jakie nastąpiły przy realizacji transakcji HTTP,
   5. adres URL strony poprzednio odwiedzanej przez użytkownika (referer link) – w przypadku gdy przejście do Serwisu nastąpiło przez odnośnik,
   6. informacje o przeglądarce użytkownika,
   7. Informacje o adresie IP.
3. Dane powyższe nie są kojarzone z konkretnymi osobami przeglądającymi strony.
4. Dane powyższe są wykorzystywane jedynie dla celów administrowania serwerem.

Przetwarzanie automatyczne

Niektóre dane osobowe mogą być przez nas przetwarzane automatycznie, w szczególności dla celów analizy statystycznej lub prezentowania zindywidualizowanych treści marketingowych, jednak nie będzie to wpływać na Twoje uprawnienia lub wywoływać jakichkolwiek skutków prawnych. Informacje o automatycznym przetwarzaniu zawarte są w rozdziale dotyczącym plików cookies.

Odnośniki do innych stron

Na stronach internetowych IPF Group zawarte mogą być odnośniki do innych stron internetowych (www). Nie możemy ponosić odpowiedzialności za zasady zachowania prywatności obowiązujące na tych stronach. Sugerujemy, aby po przejściu na inne strony, zapoznać się z  polityką prywatności tam ustaloną. Niniejsza polityka prywatności dotyczy tylko serwisów www IPF Group.

Jak się z nami skontaktować, żeby uzyskać więcej informacji o przetwarzaniu Twoich danych osobowych?

Możesz się z nami kontaktować pisząc na adres:

adres e-mail: rodo@ipf.jobs

adres pocztowy: IPF Group, ul. Piekary 7, 61-823 Poznań